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公文寫作基礎知識(一)
發布時間: 2012-02-16 新聞來源: 瀏覽次數:3117

 一、公文的定義和分類

(一)定義

公文,是公務活動中所形成和使用的文字材料,是方針、政策、法規、政令和信息、情況的表現者、運載者,是機關實施管理的基本手段和重要工具,發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。公文貫穿機關管理工作的始終。我們要向上級報告情況,需要寫成文件;我們要向鄉鎮、村安排什么工作,提工作要求,需要寫成公文印發下去,備查、備用,便于基層照章執行;我們要告知社會公眾一個什么決定,也要印制成公文。因此,公文寫作與我們每一個機關工作人員息息相關,可以說,具備較強的公文寫作能力,是每一個機關工作人員的基本素質要求。當前,各級各部門都十分缺乏優秀的文秘工作人員,有許多年輕人因為具備較好的文字功底,而被選拔進市、縣黨委、政府機關工作,從而改變了自己的生活環境和人生境遇,一些機關還因為選不到合適的文秘人員而發愁。由此可見,重視公文寫作、加強公文寫作,對于年輕人來說,具有更加積極的作用。

(二)分類

 1、按照制文機關的種類劃分:黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。今天講的,重點是行政機關公文。

2、按照行文方向劃分:上行公文、平行公文、下行公文。草擬公文前,必須弄清楚行文方向,才能確定文種、內容、措辭等。

3、按照保密程度劃分:絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或者管理公文時,必須要按照該公文的秘密等級來處理,涉及秘密問題的,不能泄密。

4、按照緊急程度劃分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。緊急公文的處理,我在后面要專門給大家講。

5、按照使用范圍劃分:通用公文和專用公文。決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等全是通用公文;司法類的公文、經濟類的公文、任免類公文、議案、提案、建議等等,屬專用公文。今天講的,主要是通用公文。

6、按照規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分:規范性公文和非規范性公文。

規范性公文有13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

非規范性公文:除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有調查報告、工作計劃類、工作總結類、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等等。

(三)機關公文要素

機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成。

(四)公文處理包括哪些工作

公文處理包括擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。

二、公文寫作的共性要求

公文不同于其他文字作品,它的寫作、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

(一)確定文種

這是寫作公文首先要明確的。我們在寫作公文前,要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用,是在什么背景下寫這個文件材料。根據寫作的背景、目的、受文對象(為什么要寫這個文件;寫這個文件要達到什么目的,是安排工作、通報情況,還是解決困難問題;文件是寫給哪個部門,是上行、平行還是下行),確定采取哪個文種。一般說來:

1、要對重要事項或者重大行動作出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤消下級機關不適當的決定事項,選擇《決定》文種。比如:黨中央決定在全黨(特別是黨員領導干部)開展講政治、講正氣、講團結的三講活動,這對黨的建設來說,是件大事,所以用決定文種;每年初的農村工作會議、計劃生育工作會議上,縣政府都要出臺一個《關于兌現**年農村工作(人口與計劃生育工作)責任制的決定》,這就是個獎懲決定。

2、要向社會公眾或者廣大行政管理相對人宣布重要事項或決定,適用公告。比如,要在縣城取締三輪車、或者實行三輪車分單雙號進城運營,這涉及到廣大三輪車從業人員的切身利益,我們就要事先以各種方式發出公告,告知社會各界。聯合執法隊、建設局、交警大隊。要公布社會各有關方面應該遵守或者周知的事項,比如停水停電,適宜采用通告文種。

3、我們要將上級的文件批轉給下級執行,或者要求下級從哪些方面作好哪件工作時,一般印發《通知》。

4、向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問時,選用報告類文種,如工作報告、情況匯報等等。(其中,政府工作報告是一個有特指內容的文種,政府工作報告是政府向同級人大或人大常委會報告工作情況)。

5、向上級機關反映并請求幫助解決困難和問題,選用《請示》。

6、答復下級機關的請求事項,用《批復》。

7、我們要對某項重要工作或者某個重要問題提出見解和處理辦法,一般選用《意見》。

8、不相隸屬的機關之間,也就是說不存在直接的行政管理關系的機關之間,比如綏江縣與三峽公司、與市財政、審計、國土等市政府部門,商洽問題、詢問或答復問題,一般用《函》。

9、明確通過會議形式決定的事項、記錄會議精神,選用《會議紀要》。

10、還有一種《命令》文種,主要適用于依照有關法律公布行政法規和規章(如主席令、國務院令),宣布施行重大強制性行政措施(如通緝令),這些法規、規章的制定,要省級以上的國家機關才能制定和通過,因此,在市、縣兩級,一般不涉及到《命令》文種。

以上講的是一般原則,具體采用哪類文種,要根據具體情況來確定。

(二)規范寫作

公文寫作要努力做到七個規范

1、主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題,公文也不例外。公文主題的提煉標準,就是集中單一、鮮明顯露。要求一文一事,一個主題,主題鮮明突出。主張什么,反對什么,要鮮明直接,不能含糊,不能讓人產生歧義。

2、使用材料規范。公文材料的選用標準必須是真實典型,新鮮有力。所謂真實,就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時,所列舉的現象,不是假的、人為編造的,也不是偶然現象和個別現象。所謂典型,就是既是個性特征,又是共性特征。新鮮有力,就是我們所列舉的、分析的問題,、提出的辦法,必須是符合當前實際的,必須是有說服力的。你不能在說今年的工作時,還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法,因為事物總是在發展變化,尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的這么一個時代下,如果總是一成不變、不思進取,不思考、不調研,寫公文也好、安排工作也好(事實上,寫公文也是安排工作的一種方式),都做不到有的放矢”—即對準目標放劍,一劍中的。公文的選材標準與文學作品不同,公文強調真實,強調掌握最基礎最真實的材料,屏棄想象(合理的推測可以),而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3、文章格式規范。公文普遍的結構格式是:公文標題主送機關正文結尾成文時間。為了便于大家理解,我把公文格式方面的內容分為寫作格式和印制格式兩個方面來講,這里主要講公文的寫作格式,寫作格式包括標題、正文、結尾三個部分。

1)標題:公文標題的寫法一般是發文機關+事由+文種。

例如:縣國土局要向市國土局寫一個請求幫助解決地質災害防治經費的請示,標題就是綏江縣國土資源局關于請求幫助解決地質災害防治經費的請示;板栗鄉人民政府要向縣政府報告一個煤礦安全事故的調查報告,則標題就要寫成板栗鄉人民政府關于**煤礦安全事故的調查報告

2)主送機關的寫法:一是只寫受文機關的名稱,不寫領導個人名字(領導特別要求的除外);二是只能寫一個主送機關,例如:市委、市政府,其他需要送達的受文機關采取抄送方式(調查報告因為是知閱性公文,受文單位不特別確定,除了要求有主送機關的,可以不寫主送機關);三是用統稱或者規范的簡稱,不能隨意寫,如市政府、市人民政府都是規范的簡稱,但不能寫成市府;四是行文關系,只能逐級行文,一般不能越級行文(如要上報省政府的文件,一般只能市政府轉報),某些經費請示屬特殊情況。

3)正文的寫法:正文是主送機關以下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用筆最多、最重要的部分。一般是在主送機關之后,先寫一段或幾句導語,說明寫這篇公文的原因、根據或者目的,導入正文。正文要做到邏輯層次清楚有序,說理簡潔準確并力求深刻,用語符合規范。

4)結尾:正文寫完后,一般要寫幾句號召的話(一般針對下行文),或者表決心、態度的話(上行文)。《請示》要說妥否,請批示;《意見》要說以上意見若無不妥,請批轉執行;《通知》和《報告》可以不要結尾,說完就落款結束;講話稿類的一般有鼓勁、號召的話語;匯報材料一般有表示感謝和今后打算、態度的。

4、文字表述規范。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂,體現字面意義而非聯想意義,講求陳述性、寫實性,而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主,據事說理,言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品,需要大肆鋪展、渲染,大量的想象,細致的描寫,這些,恰恰是寫公文所忌諱的。(比較文學作品語言與公文語言的異同:同是寫一個夜晚發生的一件事,武俠小說寫月黑風高夜,***燕子李三一個鷂子翻身越窗而入,手起刀落,一劍封喉,殺死了仇家;而公文只寫某年某月某日,誰在家中被人殺死,或者誰殺死了仇家。)所以,很多時候,我們看文學作品很過癮,看公文則覺得死板、千篇一律,這個跟公文的性質有關系,但是公文同樣可以寫得很好,好的法規性、政策性公文,充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應,可以做到面面俱到或滴水不漏,好的講話稿可以寫得飽含感情,深刻、精彩。

5、標點符號使用規范。該用逗號用逗號,該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意:轉發上級或下級文件時,標題一般不用標點符號(有書名號的,取消書名號);此外,標題中不要過多出現通知兩個字,比如省、市層層轉發國務院一個文件的通知,到縣級,可直接說轉發國務院***文件的通知。

6、數字和計量單位使用規范。一般使用阿拉伯數字。前后要統一,不能一時用大寫,一時用小寫。

7、印制規范。包括印制格式、排版、用紙規格,緊急程度、發文機關、發文字號、印制份數、發送單位、印制機關等要素標識。目前各單位在印制上比較規范,請大家在制文的過程中,拿單位印制好的文件來參考學習,我只點幾個方面的細節:

1)印制格式(印制方式):兩種,紅頭文件和白頭文件。紅頭就是單位的文件頭、簡報、信息等,一般適用于正式形成的請示、報告、意見、通知、函等文件。白頭就是不冠特定的文件用紙,直接排版印制,一般會議印發的講話稿、匯報材料等用白頭印制。調查報告、對內的工作方案(如單位解放思想大討論方案)這類文件既可印制成紅頭,也可印制成白頭,視具體情況定。紅頭文件擬文單位、成文時間等落款在結尾處,白頭文件一般把擬文單位、成文時間放在標題下。

2)簽發:公文的制作簽發程序很嚴謹,不能誰寫誰簽都行。重要文件要一把手或單位主持工作的領導簽發,一般文件由一把手、分管領導或主要領導委托的領導簽發。

3)印鑒:即蓋章,也有講究。首先是不能蓋倒了;其次是要蓋在單位落款和成文時間之間,具體有下套、中套兩種蓋法;聯合行文的落款蓋印,一般每排平行落兩個單位的名稱,依次往下排,蓋印時不能相互侵占。現在有很多新成立的機構,需要啟用新印章,印鑒的啟用也有規范,要持機構成立的批準文件向公安機關申請,雕刻好后,由縣政府辦行文告知各鄉鎮各部門后啟用,行文宣布啟用之前蓋的印無效。

4)成文時間:領導簽發的時間,而不是擬稿的時間和印制時間,印制時間在版記部分專門有一欄,哪天印的就寫哪天。

5)行文層次序數的寫法及排版:目前有些亂。一個正式的文件材料,除總標題外一般有四個層次,總標題用二號華文中宋字體。第一個層次,是大標題,一般用三號黑體,寫成一、二、三;第二個層次是小標題,用(一)、(二)、(三)來表示,三號楷體;第三個層次用阿拉百數字表示,即1.2.3.,可以三號仿宋加粗以醒目;第四個層次用(1)、(2)、(3)表示。

三、幾種常用公文的寫作

要具體講怎么寫公文很難,通過聽講了以后就能寫好公文,基本上是不可能的。我寫了8年公文,要總結經驗,頭腦里幾乎還是空的。我個人的體會是,要寫好公文,除了多了解、多熟悉工作、多寫以外,沒有別的辦法。在此,也只是和大家作粗淺的交流。

(一)常用規范性公文

1、請示:如果某個單位在推行工作中遇到了自己不能解決的困難和問題,比如資金、政策等,需要上級幫助解決,就得寫成請示。寫請示要注意幾個問題:一是只能一事一請,不能在一個請示里夾帶多個請示事項,要資金就只寫要資金的請示,需要某個政策性決定的,就寫成單一的請示。二是一請一報,一個請示只能報一個主送機關,不能多頭報送。三是一般不越級請示,但特殊情況除外(如經費請示),在實踐中本著解決問題的原則,不僵化、不教條。四是要簡短精煉,簡潔明了地講明原因、困難,對請求事項要明確,要多少錢,要什么政策,至于人家怎么批是人家的事,還要講明你要的錢主要是用作哪個方面。

 2、報告:報告是典型的上行公文,是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復上級的詢問等。報告的特點是閱知性,不是批復、答復性,看的人可以簽署意見,也可以不簽署意見或表態。所以,在選擇這個文種的時候,要選擇那些只需要上級知道的工作或事件,或者向就某項工作提意見建議,但不一定需要批復。

1)分類:一是工作報告,是按照上級機關要求做作的報告,如政府工作報告;二是情況報告,即在工作中遇到了問題,或覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況(貫徹落實會議精神的報告);三是回復性報告,回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作(關于審計意見整改情況的報告);四是備案報告(規范性文件備案)。

2)寫法:一是要有導語,說明依據什么寫這個報告,或者為什么要寫這個報告(依據什么機關的什么通知精神,或者根據某位領導的批示精神,我們做了什么,怎么做的)。二是總體結構一般是:第一,基本情況;第二,主要做法;第三,收到的效果;第四,存在的問題;第五,今后工作的建議。這是常規格式,具體中有變化。如人大視察**法的實施情況,就可以先寫成效(可以一并寫做法),再寫問題,最后寫建議,三個部分完成。我們要向市政府報一個土地使用及管理工作方面的情況報告,就要有基本情況(建設用地、開發區用地)、問題、措施。回復報告的寫法比較直接,上級問什么問題,我們就答什么問題,一條一條的答(如審計意見整改報告,用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的,程序不規范我們是怎么整改的,擠占專項建設資金我們是怎么整改的)。三是結尾。回復報告寫專此報告,請閱;工作報告寫以上報告當否,請閱示;備案報告寫請予審查。切忌報告中夾帶請示事項。

3、意見:分為上行意見、平行意見、下行意見三種,上行意見一般上級要作出處理或者答復,平行意見則一般提供給對方參考,對方可以不執行,下行意見則具有指示性,下級應該遵照執行。意見的寫法也不是固定不變的,但一般應該包括幾個方面的內容(以印發關于開展某項工作的意見為例):指導思想和原則、目標和意義、方法和步驟、工作要求等。

4、通知:通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等,都需要印發通知。通知以紅頭文件和白頭文件印發都行。屬下行文,要下級機關(或受文對象)明確做什么、怎么做(這與請示、報告不同,比意見要細),要具有操作性。例如寫一個會議通知,開會時間、地點、參加人員、有些什么要求等等,要一、二、三逐一說清楚,讓看的人一看就明白。通知可以不寫結束語。

5、工作計劃類:是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件,明確下一步做什么、怎么做。工作計劃要有操作性(缺乏操作性是當前部門上報工作計劃的通病)。計劃、規劃、方案、要點,都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟三要素。計劃類公文有兩種格式:一是文字表述式,一是圖表式(圖表式越來越多,清晰、明了、包含的信息量大),政府重點工作任務分解、擬辦實事分解、經濟發展主要指標分解、議提案辦理責任分解等都是圖表式。當前部門上報的計劃類文件普遍缺乏前瞻性和操作性,都是泛泛而談,隨便寫幾條(以收集政府工作報告素材為例)。

6、工作總結類:

1)分類:綜合性總結(單位工作總結)、專題性總結(專項工作總結)、個人總結(學習、思想、工作)

2)寫作關鍵和重點:其特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性(不僅陳述工作情況,更要揭示理性認識,不僅回答是什么,更要回答為什么怎么做的問題。一般包括本年度(半年)基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下步工作計劃(個人總結寫努力方向)。個人總結要抓住主要問題,把握寫的側重點,突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西,不是記流水帳。當前各部門上報的工作總結類材料,缺乏亮點的提煉和總結,都是按部就班寫來,看不出我們與別的縣相比有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好,政策上發生了哪些重大變化。

(二)常用非規范性公文

常用非規范性公文有講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等,下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告(政府工作報告)、會議講話(報告)、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法:工作報告和會議講話的標題可以使用標題式(主標題、副標題構成,主標題是報告內容的精煉、概括,副標題寫報告人、報告時間,比如《解放思想、團結奮進,奪取改革開放和現代化建設的新勝利》,是主標題,副標題是**省長**月在**會議上的報告則是副標題);還有一種常用的標題,就是講話人+會議名稱+文種構成,如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》,簡潔明了。

主體內容和基本要求:上年(上一階段)工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢,統一思想,安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話,還需要生動、富于感情。工作報告比較正規,用語莊重,一般不用口語化語言,一般不舉例子,但工作做的怎么樣,要用詳實的數據說話,一般不允許脫稿臨場發揮。會議講話就相反,用語要力求生動,可以較多的使用口語化語言,體現個人風格,可以臨場脫稿發揮。(脫稿講話責任認定)

要具備的基本條件:一是全面、深入了解工作情況,包括困難問題、經驗教訓,才能做到落筆真實、全面、客觀;二是要了解有關政策,特別是新機遇新政策,有什么好的新的政策,有什么限制因素和政策,擬訂措施才能夠有針對性,體現時代性;三是高度要站夠,(高度不夠是現在部門起草報告最突出的毛病),你如果是代縣長擬講話稿,就要站在縣長的角度思考問題,該講什么,該怎樣講,都有講究;你若是代書記擬講話稿,就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講,二者是有差別的。

部門代擬講話稿存在的突出問題:一是高度不夠,二是不結合本縣本工作實際,不具有針對性和操作性,三是提煉歸納不夠,邏輯性不強(段落之間、層次之間)。比如,去年我們縣召開了大規模、高規格的全縣教育工作會議,總結近幾年來的教育工作,出臺一些新的開創性的重要政策措施(教師調整政策、穩定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等)。教育局很重視籌備工作,代縣委政府主要領導擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦,但最后修改很大,許多內容都沒用,原因就在于沒有結合我們的實際,沒有突出我們的亮點(通篇基本講的是黨中央國務院關于教育發展的意見綱領精神)。

講話稿的用語和感情問題:有人認為公文都是平鋪直敘,沒有感情的。其實不然,好的公文可以寫得既樸實,又有文采,體現講話人的心聲;既有操作性,又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經據典、富有文采,這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作,要視講話人的風格而定,有的領導喜歡引經據典,我們就要考慮和體現他的風格,有人說我不具備豐厚的古典文學修養怎么辦,現在網絡可以幫忙,可以針對性的查閱、學習、選擇。

2、匯報材料和傳達提綱:都要簡明扼要,條理清晰,實事求是。

匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數據,事例要有說服力。一般根據工作情況來安排框架,但上級有明確要求內容的,一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點:一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發言,要抽取、綜合主要的、有代表性的體現會議精神的東西;二是要有側重,要將本地區本部門急待落實的方面作為傳達重點(比較工業園區與沿江路復建與我縣的關系和意義);三是貫徹落實措施也要緊密結合本地本部門實際。

3、禮儀講話:歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等(我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話)。其特點:一是簡短精煉;二是富有感情,歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢,悼詞要沉痛沉重;三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳,聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外,要簡要介紹本地的風土人情、經濟社會概貌(但是忌寫得呆板),要展望今后的合作與情誼,最后要有祝愿的話。

 
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